Muitos executivos chamam de projeto qualquer atividade que administrem, mas projeto não se aplica ao trabalho rotineiro. Projeto necessariamente está atrelado à mudança ou inovação.
Por exemplo, posso criar um projeto para a implementação de treinamentos, uma vez implementada toda a infra-estrutura necessária para os treinamentos, cada treinamento realizado não será um projeto, mesmo que seja um treinamento novo.
Por essa razão todo projeto obedece a um cronograma com datas de início e fim definidas, precisam ter suas fases planejadas, bem como especificar os recursos necessários e, claro, deve ter um orçamento.
Como projeto está associado à mudança e envolve orçamento, também precisa ser avaliado, para que a alta direção tenha idéia do seu sucesso ou prejuízo. Os critérios de avaliação devem ser estabelecidos no seu início.
Todo projeto deve apresentar um resultado, nem sempre ele é conhecido no início do projeto. A expectativa com a implementação de treinamentos pode ser melhorar as habilidades dos funcionários, mas como resultado pode-se obter a satisfação dos clientes, devido ao aumento de motivação dos funcionários.
O resultado mais comum é um produto de algum tipo, no nosso exemplo pode ser uma metodologia para implementação de treinamentos, facilmente aplicada em outras unidades da organização.
Ao término do projeto, algumas decisões precisam ser tomadas quanto ao uso e institucionalização do resultado.
Os projetos sempre envolvem pessoas, por isso não é possível gerenciar um projeto sem as habilidades para gerenciar as pessoas e as mudanças (muitas vezes culturais) que afetarão mais pessoas.
Todo projeto é, na verdade, uma oportunidade para se testar as possíveis inovações em um ambiente controlado sem que a decisão de mudança seja colocada em prática até que as novas idéias de trabalho sejam avaliadas.
O erro mais comum em projetos de implementação de práticas de processos é não usá-los como teste em áreas controladas, mas como verdade absoluta afetando toda a corporação. Portanto, se não obtiverem resultados satisfatórios, o prejuízo é alto.
Por isso, muitas empresas patinam nos níveis 2 e 3 do CMMI, ou não conseguem implementar o ITIL, por exemplo. Pois, não estabelecem os projetos com o intuito que devem ter.
A primeira pergunta que deve ser feita no planejamento de um projeto é “nós precisamos dessa mudança?”
- Se a resposta for não: mantenha suas práticas e as reforce.
- Se a resposta for sim: mude e inove, mas tenha em mente que nada será imediato e sem esforço
Os projetos não devem simplesmente acontecer, eles devem ser planejados. Como os recursos humanos envolvidos são deslocados de suas atividades usuais, as atividades do projeto precisam ter prazos bem definidos, mesmo porque o orçamento de um projeto é limitado.
