Como planejar e executar a otimização de processos na sua empresa

29 de maio de 2019


POR EDIRLAINE KRATZ

Fazer uma empresa crescer sem aumentar os custos é um dos maiores desafios dos gestores nos dias de hoje.
Dentre diversas alternativas, uma das estratégias que está em alta é a otimização de processos.
Através dela, muitas empresas conseguiram gerar melhorias nos processos internos e economizar tempo e dinheiro.
Quer descobrir mais sobre esta técnica de redução de custos?
Neste artigo você vai aprender facilmente como otimizar os processos das sua empresa, desde o planejamento até a execução, passo a passo.
O que é otimização de processos?
Otimizar processos significa realizar auditorias nos fluxos de atividades de trabalho, sejam elas automatizadas ou não, visando encontrar gargalos de produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro. O objetivo é alcançar o resultado traçado pela empresa, porém, com menos recursos e mais eficácia.
Os principais passos para realizar a otimização de processos são:
  • Mapear as atividades de trabalho;
  • Identificar os pontos de melhoria;
  • Implementar as melhorias;
  • Monitorar os resultados
Quer aprender como aplicar os passos acima e gerar melhorias na sua empresa? Veja no passo a passo abaixo.

Passo#1: Mapear as atividades de trabalho

O primeiro passo é entender todas as atividades que sua empresa executa para alcançar os objetivos traçados.
Documente as atividades executadas pelos funcionários, tarefas automatizadas e também as tarefas executadas por terceiros.
E não se esqueça de caprichar nos detalhes.
Por que isso é importante?
Para descobrir todos os procedimentos, pessoas e empresas envolvidas no processo.
Comece respondendo as perguntas abaixo (para cada processo que você identificar):
  • Quando começa e quando termina este processo?
  • Quais atividades fazem parte?
  • Quem está envolvido em cada atividade?
  • Qual é a duração de cada atividade?
  • Qual é o resultado esperado?
Para ajudar nesta tarefa eu recomendo usar um programa de gerenciamento de processos de negócio (BPM), como o Sydle.
É grátis.
Além de ajudar na fase inicial, essa ferramenta também vai te ajudar a encontrar oportunidades de melhorias nos processos internos e externos da empresa.
Além do Sydle, há outras opções disponíveis na internet, como o Fluig e o SoftExpert BPM.

Passo #2: Identificar os pontos de melhoria

Quando você terminar de mapear os processos, vai ter algo parecido com isto:
otimização de processos

Dentro desses diagramas você precisa identificar os gargalos de produção, procedimentos demorados ou inúteis e sinais de desperdício de recursos e dinheiro.
Super dica:
Não esqueça de envolver os times de cada setor, eles podem oferecer diversas sugestões de melhorias para sua empresa.
Além disso, fazer as equipes participarem dos projetos de melhoria na empresa promove o trabalho em equipe e faz todos se sentirem importantes para a organização.
Mas o melhor vem agora.
Como eles estarão dando ideias para o projeto, a adaptação às mudanças é mais tranquila, e o processo flui melhor.
Porém, é preciso ter cuidado.
Muitas pessoas prestam atenção somente em alguns tipos de processos e acabam deixando de lado mudanças simples que podem gerar muita economia para a empresa.
Lembre-se que todos os tipos de processos podem ser otimizados, sejam eles administrativos, produtivos, logísticos ou operacionais.
Veja um exemplo real:
Case de sucesso
A Pacífico Sul possuía um contrato de outsourcing de impressão que não estava adequado de acordo com os objetivos da empresa.
Ao contratar um serviço de outsourcing de impressão com gerenciamento de impressão avançado, técnicos especializados e suprimentos originais, a empresa conseguiu reduzir os custos com impressões em 10%.
Além disso, a equipe de TI, que estava constantemente envolvida nos problemas e manutenção das impressoras, ficou livre para trabalhar em atividades mais importantes.
Para essa etapa, algumas perguntas importantes são:
  • Os funcionários estão capacitados para as tarefas que desempenham?
  • As atividades realmente precisa de interação humana ou pode ser feita automaticamente por computador?
  • Todos os passos deste processo são realmente necessários?
  • Quanto material de trabalho é gasto?
  • Quanto tempo é desperdiçado com retrabalho?
  • O que acontece se uma atividade para?

Passo #3: Implementar as melhorias

Comece pelos pontos críticos, aqueles que vão refletir a melhoria do processo rapidamente.
Conduza essas mudanças de forma gradual, pois a implementação das melhorias pode ser um processo delicado.
Quanto maior for a mudança, maior será o impacto para os funcionários.
Porém…
Se a sua equipe participou do projeto nas fases anteriores, as chances de que eles se adaptem rapidamente é maior.
Caso contrário, converse com as equipes sobre as vantagens econômicas e outros benefícios que as mudanças vão trazer para a empresa, isso pode ajudar na adaptação aos novos processos, sejam eles organizacionais, logísticos, operacionais ou outros.

Passo #4: Monitorar os resultados

Depois do mapeamento e otimização dos processos é preciso monitorar os resultados. Essa é uma das melhores maneiras para gerar a melhoria contínua na sua empresa.
Através do monitoramento você vai testar se as melhorias propostas foram efetivas ou não.
Mas fique atento:
Certifique-se que os funcionários estão cumprindo seus respectivos papéis de acordo com as melhorias implementadas, somente assim você vai ter certeza que o teste é confiável.
Funcionou? Houve melhorias nos processos?
Então está na hora de recomeçar.
Afinal, sempre haverá algo que pode melhorar, não é?

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