Solução eficaz de problemas


A solução de problemas com uma abordagem padronizada, disciplinada e metódica é de longe a melhor maneira de entender as causas principais, explorar influências e implementar soluções que não apenas funcionam, mas também permanecem eficazes com o tempo. A melhor solução para um problema nem sempre é a mais óbvia e somente após cuidadosa reflexão e avaliação é que a solução ou soluções mais adequadas e viáveis ​​podem ser implementadas. O guia de solução de problemas de 7 etapas fornecido abaixo foi criado para ajudar a resolver problemas em que a solução ou, em alguns casos, o problema em si não é óbvio.

ETAPA 1: O problema certo para resolver
ETAPA 2: Analisar o problema
ETAPA 3: Definir o problema
ETAPA 4: Desenvolver oportunidades (soluções possíveis)
ETAPA 5: Selecionar a melhor solução
ETAPA 6: Implementar a solução
ETAPA 7: Avaliar e aprender

Quando a solução de problemas deve ser usada?

Sempre que você tem um objetivo de alcançar ou simplesmente enfrentar um desafio, técnicas de solução de problemas podem ser adotadas. As etapas fornecidas podem ser usadas em qualquer problema, não importa quão pequeno e simples, ou grande e complexo, com a única diferença sendo a quantidade de tempo total necessária para ser gasto no problema em questão. Infelizmente, a solução eficaz de problemas leva algum tempo e atenção aos detalhes, mas as recompensas pelo tempo gasto podem compensar muito as consequências de deixar os problemas no lugar.


PASSO 1: O problema certo a resolver


Identificar o problema certo a ser resolvido pode ser, de longe, o elemento mais crucial do processo e não se pode enfatizar o suficiente para que, para que esta etapa funcione em todo o seu potencial, é importante lembrar de focar no problema e não apenas nos sintomas. ou possíveis soluções, essas peças chegarão em breve. Se lidar com vários problemas, o problema certo é geralmente aquele com o resultado mais importante, a maior chance de solução e o prazo mais próximo. Ao tentar determinar o problema certo ou se apenas pretende confirmar um, faça as seguintes perguntas:

  • Sendo o mais específico possível, qual é exatamente o problema a ser resolvido?
    • um problema definido de forma clara e concisa evita confusão.
    • Um problema vagamente definido pode ser interpretado como algo diferente.
  • O problema pode ser quebrado ainda mais?
    • Um problema em sua forma mais simples está no melhor estado para solução.
    • Problemas complexos são possivelmente vários problemas menores.
  • O problema é exatamente o mesmo de várias perspectivas? Caso contrário, ele pode ser reformulado de maneira que seja?
    • Os problemas podem parecer diferentes para pessoas diferentes.
    • Resolver para uma pessoa não será necessariamente uma solução para todos.
  • Existe alguém que acha que isso não é um problema? Por que não?
    • Vale a pena investigar qualquer dúvida, eles poderiam saber algo que você não conhece.
    • É sempre possível que você ou suas percepções sejam o problema.
  • O problema é um sintoma de uma condição subjacente mais profunda?
    • Corrigir o problema interromperá os sintomas futuros.
    • A correção de um sintoma é apenas temporária.
  • O problema pode ser resolvido? Se não, o problema pode ser redefinido?
    • Como começar a trabalhar com uma perna quebrada é um problema que pode ser resolvido.
    • Uma perna quebrada em si não é um problema, porque não pode ser resolvida, está quebrada.
  • O problema pode ser definido como uma oportunidade?
    • Uma oportunidade é algo positivo que geralmente esperamos e queremos aproveitar.
    • Um problema geralmente é algo negativo de que não gostamos e simplesmente queremos nos livrar.
  • O problema é benéfico para resolver? Por quê?
    • O problema mais benéfico geralmente é um bom lugar para começar.
    • O mundo está cheio de problemas e, infelizmente, não podemos resolver todos eles.
  • Você está tentando resolver um problema? Ou você está confundindo causa e efeito?
    • Construir uma pista de pouso para que um avião tenha um lugar para pousar pode resolver um problema.
    • Construir uma pista de pouso porque você sabe que os aviões pousam neles não garante um avião.

Uma vez que as perguntas acima possam ser respondidas de forma concisa, você deve ficar com um problema bem definido, que também pode ser descrito como uma oportunidade e, mais importante, deve ter uma melhor compreensão do que você vai resolver ou alcançar. É hora do próximo passo, analisando o problema.

PASSO 2: Analisar o problema


A análise do problema começa com a coleta do máximo de informações possível em relação a todos os aspectos do problema. É aqui que você descobre o que você já sabe sobre a situação e quais áreas precisam ser analisadas mais detalhadamente. Para ajudar a descobrir todos os fatos, é uma boa ideia criar uma série de listas relacionadas ao problema em que você, por sua vez, lista o máximo de pontos possível.

Lembre-se de que, nesta etapa, escrever tudo e qualquer coisa que lhe vier à mente pode ser um bom ponto de partida; itens irrelevantes podem ser removidos no final. Algumas das informações que você pode achar valiosas podem resultar das seguintes perguntas. Há algumas perguntas a serem consideradas, mas espero que elas o guiem na direção certa. Eles são baseados nos "5 W e 1 H".

Quando você pergunta "O quê?" você está solicitando informações especificando algo - "O que estamos vendo?" ou para coisas que são usadas na especificação de algo - "O que precisamos é?" ou mesmo informações especificando algo - "Que horas são?" Perguntando "O quê?" também pode ser usado para descobrir até que ponto - "O que isso importa?".

  • O que o problema afeta atualmente?
    • Pessoas ou você?
    • Meio Ambiente?
    • Equipamento?
    • Processo?
    • Organização?
  • Quais serão os benefícios de resolver o problema? E quanto?
    • Credibilidade?
    • Financeiro?
    • Conhecimento?
    • Legal?
    • Marketing?
    • Produtividade?
    • Qualidade?
    • Quantidade?
    • Reputação?
    • Respeito?
  • O que influencia o problema?
    • Algo parece agravar ou espalhar o problema?
    • Algo parece reduzir ou atrasar o problema?
    • Alguma coisa tende a acelerar / desacelerar o problema?
    • O problema pode ser simulado, recriado ou encenado em outro cenário?
    • Existe um exemplo específico de um caso extremo?
  • O que seria necessário para resolver o problema?
    • Novas ferramentas e / ou políticas serão necessárias?
    • Novos equipamentos serão necessários?
    • Serão necessárias novas pessoas?
    • Poderiam surgir novos problemas?
  • O que aconteceria se nenhuma solução fosse encontrada?
    • Uma solução estará disponível posteriormente?
    • Qual seria a próxima melhor coisa para encontrar uma solução completa?
    • Existe uma maneira de atrasar o problema?
    • Qual seria a próxima melhor coisa para resolver o problema?
    • Existe uma chance de o problema desaparecer por conta própria?
    • Existe uma maneira de mudar o problema para melhor?

Quando você pergunta "Por quê?" você está perguntando por uma razão ou propósito - "Por que eles fizeram isso?" ou "Por que é assim?"

  • Por que você deseja obter uma solução?
    • É algo que você pessoalmente quer fazer?
    • É algo que você foi instruído a fazer?
    • É algo que você sente que precisa fazer?
  • Por que o problema surgiu em primeiro lugar?
    • A causa exata do problema pode ser apontada?
    • Havia várias razões para o problema começar?
    • Esperava-se que ocorresse um problema no momento?
  • Por que o problema foi autorizado a aumentar tanto quanto possível?
    • Quanto mais o problema pode aumentar?
    • Foram feitas tentativas anteriores para resolver o problema?
    • O problema beneficia alguma coisa / mais alguém?

Quando você pergunta "Como?" você está perguntando de que maneira ou maneira; de que maneira - "Como isso funciona?" ou costumava perguntar sobre a condição ou a qualidade de algo - como foi o seu tempo lá? "

  • Há quanto tempo o problema existe?
    • Sempre foi um problema?
    • Piorou com o tempo?
    • O problema ocorreu em um momento anterior?
  • Como a situação será diferente quando o problema for resolvido?
    • Em particular, o que será diferente?
    • Você pode garantir que a situação será diferente?
  • Quão relevante é a informação disponível?
    • As informações estão atualizadas?
    • As informações foram criadas para a finalidade específica para a qual serão usadas?
    • As informações precisam ser modificadas?
  • Como posso obter mais informações sobre o problema e possíveis soluções?
    • Todas as informações disponíveis estão disponíveis?
    • Alguma informação não está disponível? Por que não?
    • Serão necessárias pesquisas adicionais?
    • Pessoas adicionais podem se envolver na busca de uma solução?
    • Existe um especialista que possa ser abordado?
    • São necessários recursos adicionais?

quando você pergunta "Onde?" você está perguntando em que posição ou origem de algo ou o local em que algo está atuando ou em - "De onde veio?" ou "Onde isso está afetando?"

  • Onde surgiu o problema?
    • O problema sempre existiu?
    • O ponto inicial exato do problema pode ser apontado?
    • Por que o problema surgiu onde surgiu?
  • Onde está localizado o problema atualmente?
    • O problema está em um ou vários locais?
    • O problema pode estar contido em sua localização atual até ser resolvido?
    • Existe uma chance de o problema se espalhar para diferentes locais?
  • O componente “onde” é importante para o problema? Se sim, por quê?

Quando você pergunta "Quem?" você está perguntando o que ou qual pessoa ou pessoas estão envolvidas - "Quem é esse?" ou "Quem estava lá na época?"

  • Quem são as partes interessadas?
    • Quem é afetado por esse problema?
    • Quem será afetado quando for resolvido?
    • Alguém acha que isso não é um problema? O que há de diferente na perspectiva deles?
    • Quem sabe sobre o problema?
    • Quem tem as informações necessárias para resolver ou liberar o problema ou questão?
    • Quem pode fazer algo ou agir como uma possível solução?
    • Alguém precisa ser informado sobre o problema?
  • Como os processos atualmente funcionam onde o problema está ocorrendo?
    • Quem faz o que?
    • Com que informação?
    • Usando quais ferramentas?
    • Comunicar com quem?
    • Em que período de tempo?
    • Usando qual formato?

Quando você pergunta "Quando?" você está perguntando a que horas - "Quando foi a última vez que testemunhou?" ou em que momento ou circunstância - "É o início da manhã quando acontece mais?"

  • Quando o problema apareceu pela primeira vez?
    • Qual foi o seu impacto inicial?
    • Como foi identificado?
    • Quem o identificou primeiro?
    • Como isso começou?
    • Por onde começou?
    • Por que isso começou?
    • O que inicialmente começou?
    • Quando isso começou?
  • Quando uma solução precisa ser encontrada?
    • Seria melhor esperar um tempo melhor para implementar uma solução?
    • É tarde demais para procurar soluções?

Uma vez que todos os aspectos do problema foram analisados, não é incomum que outros problemas em potencial sejam identificados também. Pode ser necessário iniciar o processo inteiro novamente para esses novos problemas, mas lembre-se de que os problemas são melhor tratados um de cada vez e com isso em mente, é hora do próximo passo, definindo o problema.

PASSO 3: Definir o problema


Somente após o problema correto ter sido identificado e analisado é que podemos ter certeza da definição correta do problema. Na maioria dos casos, a definição permanecerá inalterada em relação à ETAPA 1, mas, em alguns casos, depois que outras informações disponíveis forem reveladas, o problema ou a oportunidade ou o resultado desejado poderão ser alterados para acomodar novas informações ou uma nova perspectiva sobre o problema em si. .

As seguintes definições devem ser escritas para referência futura. Se houver alguma hesitação com alguma das definições, pode ser um sinal de que você não entende completamente o problema em questão e que a etapa anterior deve ser visitada novamente.

  • Defina exatamente qual é o problema.
  • Defina exatamente o que precisa ser resolvido.
  • Defina seu problema como uma oportunidade.
  • Defina o resultado desejado.

PASSO 4: Desenvolver oportunidades (possíveis soluções)


Sempre há mais de uma maneira de resolver um problema e, em alguns casos, soluções simultâneas podem ser necessárias. Como nas etapas anteriores, é essencial que seja necessário tempo para desenvolver muitas idéias inovadoras e criativas. No final desta etapa, você pode ter certeza de que terá a melhor solução se tiver explorado todos os caminhos possíveis e gerado todas as opções possíveis. Para ajudá-lo a encontrar a melhor solução, os seguintes métodos podem ser usados.

Procure aconselhamento; pergunte a um especialista
Nos dias de hoje, existe um especialista em praticamente qualquer tópico que você possa imaginar. Às vezes, a melhor e mais rápida abordagem para obter as informações de que precisamos pode ser simplesmente perguntar a alguém que sabe mais sobre o assunto do que nós. É claro que descobrir que alguém pode ser um desafio por si só, mas as recompensas ao fazê-lo podem superar em muito outras opções. Se o especialista não tiver certeza sobre a melhor abordagem para sua situação, provavelmente será capaz de apontá-lo na direção certa.

Brainstorming O
melhor feito com um grupo de indivíduos é sempre um bom ponto de partida. O brainstorming envolve a criação de uma lista de idéias contribuídas espontaneamente por um indivíduo ou grupo de indivíduos. Com esse método, não há resposta errada e respostas inesperadas ou inesperadas são frequentemente encorajadas, com todas as sugestões sendo anotadas. O processo continua até que não haja mais sugestões e a lista de idéias possa ser usada posteriormente para desenvolver uma solução.

O método científico
Um método para conduzir uma investigação objetiva que é uma abordagem comprovada para resolver problemas de maneira confiável, consistente e não arbitrária. O método científico pode ser visto como base da revolução científica e ajudou a criar muitas das grandes realizações da história humana recente. Um fluxograma básico do método científico é mostrado abaixo.

Adivinhe
Se há alguma indicação, uma técnica que você já ouviu falar ou um instinto sobre uma possível solução, por que não procurar mais. Começar com uma impressão, verificar e ajustá-lo para se adequar ao problema em questão pode levar à solução ideal. Esse método geralmente funciona melhor para um número limitado de soluções em potencial, onde você pode eliminar as opções, uma de cada vez, mas não há mal nenhum em empregar o método em qualquer caso; pode apenas levar à solução que você estava procurando.

Trabalhe para trás
Se o “por onde começar” não for óbvio a partir do objetivo final, e trabalhar para trás pode ser uma boa abordagem. Trabalhar de trás para frente às vezes pode oferecer a solução mais rápida, porque faz você pensar onde você quer terminar. Essa abordagem para a solução de problemas também pode ser eficaz quando usada em um ponto não exatamente no objetivo final ou mesmo para verificar novamente o ponto de partida de uma perspectiva diferente.

Faça o contrário
Que efeito faz o oposto do que você tem feito na situação? Se você estiver em um beco sem saída ou simplesmente quiser explorar o oposto de algo que claramente não está funcionando, fazer o oposto pode fornecer uma perspectiva nova e refrescante. Em vez de evitar uma situação, fazer um 180 completo e mergulhar direto em alguns casos pode ser a melhor e / ou a abordagem mais rápida.

Uma Abordagem Aleatória
Quando tudo mais falha ou não há indicação de que tipo de abordagem deve ser adotada, uma abordagem aleatória pode ser necessária. A aplicação de soluções aleatórias e a maneira como elas influenciam o problema em questão podem levar a algo mais significativo. Você pode ter sorte e encontrar a solução que estava procurando ou, no pior caso possível, pode se encontrar por onde começou.

Se, após inúmeras tentativas sem sucesso, for necessário voltar às etapas anteriores e tentar "olhar para fora da praça". De vez em quando se apresenta um problema que requer um pouco mais de criatividade para encontrar uma solução viável.

PASSO 5: Selecione a melhor solução


Com uma lista de possíveis soluções desenvolvidas na etapa anterior, é hora de selecionar a melhor combinação individual ou melhor de soluções a serem colocadas em ação e eliminar o problema em questão. O processo de seleção da melhor solução é uma questão de classificar todas as soluções disponíveis uma contra a outra e definir cada opção como "vantagens e desvantagens". Algumas das principais áreas que precisam ser avaliadas e priorizadas foram listadas abaixo.

  • Validade operacional: a solução pode realmente ser implementada ou é apenas uma ideia?
  • Validade econômica: a solução é econômica? A solução trará um resultado econômico?
  • Grau de complexidade: a solução é simples de implementar ou há complexidades envolvidas?
  • Facilidade de implementação: A solução está pronta para uso e fácil de instalar?
  • Interesse das partes interessadas: a solução atende aos interesses de todos.
  • Risco potencial: a solução traz algum risco adicional?
  • Compromisso pessoal: a solução é algo que reflete os ideais de todos os envolvidos? A solução é algo em que você acredita?
  • Resultado final: a solução resolverá todas as partes do problema ou o problema será reduzido ou oculto?

Tendo em mente que a melhor solução será o resultado de uma deliberação considerável e também que uma solução disponível para qualquer problema é simplesmente não fazer nada, tudo deve estar pronto para colocar a solução em ação. Se algo acontecer para que a (s) solução (s) escolhida (s) não possa ser usada ou se a solução parar de funcionar, agora haverá uma lista de alternativas já avaliadas, priorizadas e prontas para uso.

PASSO 6: Implementar a solução


O plano de implementação é tão importante quanto implementar a (s) solução (s) e monitorar o progresso desta etapa é algo que também precisará ser feito. Um breve guia de algumas das coisas que precisam ser consideradas foi detalhado abaixo.

  • Planejamento e documentação de uma nova solução / s
    • Quando a solução será implementada?
    • Onde a solução será implementada?
    • Como a solução será implementada?
    • O que precisa ser feito antes que a solução seja implementada?
    • Quanto tempo a solução levará para começar a funcionar?
    • Qual o prazo esperado para a solução antes que o problema seja resolvido?
    • As disposições de monitoramento foram implementadas?
    • Quais são os principais sinais a serem procurados para indicar que a solução está funcionando?
    • Quem precisará ser notificado sobre as mudanças que estão prestes a ocorrer?
    • Em que estágios o progresso será analisado?
    • Acordos de contingência foram estabelecidos se a solução não funcionar?
    • Qual será o próximo passo se a solução não funcionar?
    • Se necessário, todos os acordos foram documentados e assinados?
    • Como será confirmado que o problema foi resolvido?
    • São necessárias etapas para remover ou desativar a solução?
    • O que acontecerá depois que o problema for resolvido?
  • Colocando a solução em ação
    • Coloque a solução em ação
    • Monitore o progresso e o efeito da solução
    • Teste e garanta que a solução atenda às expectativas e resultados

PASSO 7: Avalie e aprenda


Felizmente, tudo correu como planejado e o problema está resolvido e, mesmo que não fosse, essa etapa ainda é a mesma. É vital que todo o processo seja avaliado de problema para solução e um bom ponto de partida é documentar o procedimento de 7 etapas. Esta etapa visa não apenas fornecer uma referência futura, mas também uma experiência de aprendizado para a solução futura de problemas. No mínimo, as seguintes perguntas devem ser respondidas:

  • Quão eficaz foi essa solução em particular?
  • A solução alcançou os resultados desejados?
  • Que consequências a atividade de solução de problemas teve na minha situação?

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